E-Journal — สำเนาใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ต้องพิมพ์กระดาษสำเนา

ตามปกติเมื่อร้านค้าขายสินค้าด้วยระบบ POS แล้วออกบิล บิลต้นฉบับจะมอบให้ลูกค้า ส่วนสำเนาจะถูกม้วนเก็บอยู่ในเครื่องพิมพ์จนกว่ากระดาษจะหมดม้วน พนักงานจึงนำสำเนาออกมาจัดเก็บแล้วใส่ม้วนใหม่เข้าไป กระบวนการนี้ต้องใช้กระดาษเคมี 2 ชั้น เพราะประกาศของกรมสรรพากรกำหนดให้เก็บรักษาสำเนาใบกำกับภาษีไว้ ณ สถานประกอบการที่ออกใบกำกับภาษีไม่น้อยกว่า 5 ปี ผู้ประกอบการจึงมีทั้งต้นทุนค่ากระดาษและพื้นที่จัดเก็บที่เพิ่มขึ้นทุกปี — สำเนาใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Journal คือทางออกของเรื่องนี้ และร้านค้าทดลองใช้โปรแกรม POSWARE ฟรีก่อนเปลี่ยนระบบได้

สำเนาอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึงการจัดเก็บข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมผ่านระบบ POS ในรูปแบบดิจิทัลแทนการใช้กระดาษ ข้อมูลของใบเสร็จรับเงินที่พิมพ์ออกจากเครื่อง POS จะถูกบันทึกไว้ในระบบเป็นฐานข้อมูลหรือรูปภาพ ทำให้เรียกดูย้อนหลังได้ง่ายและสะดวกกว่าการรื้อค้นกระดาษอย่างมาก หัวใจสำคัญของระบบสำเนาอิเล็กทรอนิกส์คือข้อมูลต้องตรงกับต้นฉบับเสมอและแก้ไขไม่ได้ เพื่อให้ใช้ตรวจสอบภายหลังได้ ทั้งนี้ ก่อนเปลี่ยนวิธีจัดเก็บสำเนา ควรตรวจสอบข้อกำหนดล่าสุดของกรมสรรพากรประกอบด้วย

ในระบบ POSWARE เรียกดูสำเนาได้ตลอดเวลาผ่านโปรแกรมหลังบ้าน โดยเลือกตามวันที่ สาขา จุดขาย หรือเจาะจงเลขที่บิลก็ได้

สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ช่วยผู้ประกอบการได้อย่างไร

สำเนาใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์เป็นหนึ่งในฟีเจอร์เสริมของ POSWARE ที่ร้านเปิดใช้เพิ่มได้ โดยให้ประโยชน์กับร้านค้าใน 4 เรื่องหลัก

1. ลดการใช้กระดาษ

เมื่อเปลี่ยนมาใช้สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ ร้านค้าลดหรือเลิกพิมพ์สำเนาใบเสร็จลงกระดาษได้ ซึ่งช่วยลดต้นทุนและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม

2. เข้าถึงข้อมูลได้สะดวก

สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ทำให้เจ้าของธุรกิจเข้าถึงข้อมูลการขายได้จากทุกที่ทุกเวลา โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ที่ร้าน

3. ข้อมูลถูกต้องและปลอดภัย

ข้อมูลที่บันทึกเป็นดิจิทัลมีความแม่นยำสูงกว่า และลดความเสี่ยงที่ใบเสร็จกระดาษจะสูญหายหรือเสียหาย

4. วิเคราะห์พฤติกรรมการซื้อได้ง่ายกว่า

การเรียกดูข้อมูลการซื้อในแต่ละบิลเพื่อวิเคราะห์พฤติกรรมของลูกค้าย่อมทำได้ง่ายกว่าการไล่ดูบนกระดาษ เพราะดึงบิลที่ต้องการขึ้นมาดูได้ทันที

การนำสำเนาอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในระบบ POS จึงตอบโจทย์ทั้งต้นทุนของร้านและความคาดหวังของผู้บริโภคยุคใหม่ที่ต้องการความรวดเร็ว สะดวกสบาย และเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม พร้อมยกระดับการค้าปลีกให้ทันสมัยยิ่งขึ้น