เมนู บริษัท > แฟ้มเอกสาร

 

การวางโครงสร้างเอกสาร ตั้งค่าเอกสาร รวมถึงการออกแบบฟอร์มพิมพ์เอกสารต่าง ๆ

 

Figure 1 แสดงหน้าต่างการตั้งค่าแฟ้มเอกสาร
โครงสร้างเอกสารทางด้านซ้าย แสดงประเภทและแฟ้มเอกสาร ทางด้านขวาแสดงคุณสมบัติของแฟ้มเอกสารที่โฟกัสอยู่
 

โครงสร้างเอกสารแบ่งออกเป็น 3 ระดับ คือ ประเภทเอกสาร แฟ้มเอกสาร และฟอร์มพิมพ์เอกสาร

 

เอกสารแต่ละประเภท สามารถแยกออกเป็นหลายแฟ้ม แต่ละแฟ้ม สามารถมีได้หลายฟอร์มพิมพ์

 

จากภาพตัวอย่าง เอกสารประเภท ใบกำกับสินค้า (บิลขาย) มีการแบ่งออกเป็น 2 แฟ้ม แต่ละแฟ้มจะรันนิ่งเลขที่เอกสารแยกจากกันแต่มีบริบทการทำงานเหมือนกันทุกประการ ขึ้นอยู่กับเหตุผลในการประยุกต์ใช้ของคุณเอง เช่น อาจจะต้องการแยกประเภทของภาษีขายให้ชัดเจน จึงได้แบ่งออกเป็น 2 แฟ้ม

 

การสร้างแฟ้มเอกสารใหม่ (เพิ่มแฟ้ม)
คลิกขวา ที่ประเภทเอกสาร จะปรากฏป๊อปอัพเมนู คลิก สร้างแฟ้มใหม่

Figure 2 การสร้างแฟ้มเอกสารใหม่

 

กำหนดชื่อแฟ้ม และ รูปแบบเลขที่เอกสาร

 

Figure 3 หน้าต่างกำหนดรายละเอียดของแฟ้มที่สร้างใหม่

 

 

Figure 4 หลังจากสร้างใหม่

 
จากภาพตัวอย่าง หลังจากสร้างแฟ้มขึ้นมาใหม่อีก 1 แฟ้ม ภายใต้ประเภทเอกสารใบกำกับสินค้าแล้ว ให้คุณออกจากโปรแกรมแล้ว ล็อคออนเข้ามาใหม่ คุณจะพบว่าที่เมนูระบบจะปรากฏเมนูย่อยของแฟ้มเอกสารที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นใหม่
 

Figure 5 ปรากฏเมนูของแฟ้มเอกสารที่สร้างใหม่
 

เอกสารแต่ละแฟ้ม สามารถมีได้หลายฟอร์มพิมพ์ คำว่าฟอร์มพิมพ์หมายถึง รูปแบบของเอกสารที่พิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์นั่นเอง เช่น ในใบกำกับสินค้า สำหรับลูกค้าบางรายท่านอาจต้องพิมพ์เป็นใบส่งของ บางรายอาจจะต้องพิมพ์ออกเป็นใบเสร็จรับเงิน โดยในส่วนนี้จะไม่มีผลอะไรกับข้อมูล เป็นเพียงการพิมพ์เอกสารออกมาในรูปแบบใดเท่านั้นเอง

 

ทางบริษัทผู้พัฒนามิได้ให้บริการออกแบบฟอร์มเอกสาร หากคุณต้องการแก้ไขฟอร์มเอกสารในรูปแบบเฉพาะของคุณเอง สามารถศึกษาได้ที่ http://www.fast-report.com

 

คุณสมบัติแฟ้มเอกสาร
 

ชื่อเอกสาร (ไทย/อังกฤษ)
กำหนดชื่อแฟ้มเอกสาร ภาษาไทย และ อังกฤษ สำหรับปรากฏที่เมนูหลักของโปรแกรม

 

รูปแบบเลขที่เอกสาร
รูปแบบเลขที่เอกสาร แบ่งออกเป็น 4 ส่วน คือ  อักษรนำ   ปี   เดือน   ลำดับที่
คลิก ปุ่มการตั้งค่า ในช่องรูปแบบเลขที่เอกสาร จะแสดงหน้าต่างการตั้งค่าเลขที่เอกสาร

 

ในส่วนของ ปี และ เดือน จะกำหนดให้มีหรือไม่มีก็ได้

 

ตัวอย่าง

 

กรณีมีปีไม่มีเดือน (อักษรนำ + ปี + ลำดับที่)
การรันนิ่งเลขที่สารจะเริ่มนับ 1 ใหม่ เมื่อขึ้นปีใหม่ (1 มกราคม)

 
กรณีมีปีมีเดือน (อักษรนำ + ปี + เดือน + ลำดับที่)
การรันนิ่งเลขที่สารจะเริ่มนับ 1 ใหม่ เมื่อขึ้นเดือนใหม่

 

ลำดับที่
สามารถกำหนดได้ตั้ง 3 หลัก – 6 หลัก โดยพิจารณาจากปริมาณเอกสารที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือน

 

อนุญาติให้แก้ไขเลขที่เอกสาร
ในการทำงานปกติ เมื่อคุณสร้างเอกสารใหม่ เช่น ตอนเปิดบิลขาย โปรแกรมจะรันนิ่งเลขที่เอกสารขึ้นมาให้ก่อน ผู้ใช้จะแก้ไขเลขที่ให้เป็นอย่างอื่นได้หรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับการกำหนดตัวเลือกนี้

 

อนุญาติให้พิมพ์เฉพาะเอกสารที่ยืนยันแล้ว
เอกสารบางประเภท เช่น ใบกำกับภาษี คุณอาจจะไม่ต้องการให้ผู้ใช้พิมพ์เอกสารที่ยังไม่ยืน เพื่อป้องกันการทุจริต คุณอาจจะวางนโยบายการทำงาน โดยไม่อนุญาติให้พนักงานยืนยันเอกสารผ่านทางการกำหนดสิทธิการใช้งานโปรแกรม หมายถึงเอกสารที่สร้างแล้วโดยพนักงาน แต่จะต้องมากดปุ่มยืนยัน โดยผู้มีสิทธิ คล้ายกับการอนุมัติเอกสารนั่นเอง จากนั้นเอกสารที่ยืนยันหรืออนุมัติแล้วเท่านั้นจึงจะพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ได้

 

จำนวนครั้งที่พิมพ์ได้
กำหนดจำนวนครั้งที่สามารถพิมพ์ได้สำหรับเอกสารสำคัญบางประเภท เช่น ใบกำกับภาษี ควรจะพิมพ์ได้เพียงครั้งเดียว เพื่อป้องกันการทุจริต แต่หากในการทำงานจริงพนักงานสั่งพิมพ์เอกสารไปแล้วเกิดเหตุขัดขัอง เช่น กระดาษติดหรือขาด และไม่สามารถพิมพ์ซ้ำได้อีกเนื่องนโยบายที่กำหนดไว้ในข้อนี้  ให้สั่งพิมพ์อีกครั้งโปรแกรมจะแสดงหน้าต่างให้ป้อนรหัสผ่านของผู้ใช้ที่อยู่ในกลุ่ม Administrators ให้ผู้ใช้ในกลุ่ม Administrator ป้อนรหัสผ่านเข้าไปก็จะสามารถสั่งพิมพ์ได้อีกครั้ง

หากต้องการให้พิมพ์ได้ไม่จำกัดให้กำหนดค่าจำนวนครั้งเป็น 0 (ศูนย์)

 

ฟอร์มพิมพ์เอกสาร

ทางบริษัทผู้พัฒนามิได้ให้บริการออกแบบฟอร์มเอกสาร หากคุณต้องการแก้ไขฟอร์มเอกสารในรูปแบบเฉพาะของคุณเอง สามารถศึกษาได้ที่ http://www.fast-report.com

 

นำไปใช้กับสาขา

หมายถึงเอกสารนั้น ๆ ต้องการให้สามารถนำไปใช้กับสาขาใดบ้าง