หลักการใช้งานพื้นฐาน (Basic Using)

คุณลักษณะข้อมูลต่าง ๆ ในระบบ โดยมากจะอยู่ในรูปตารางข้อมูล การจัดการข้อมูล (การเพิ่ม แก้ไข ลบ) ในลักษณะนี้ทำได้ 3 แบบ ขึ้นอยู่กับรูปแบบของหน้าต่างที่แสดง

 
ตารางแบบที่ 1
 

Figure 1 ตัวอย่างตารางข้อมูลแบบที่ 1

ตารางข้อมูลแบบที่ 1 มีวิธีการใช้งานดังนี้
 

1.การเพิ่มรายการใหม่ ให้ คลิก ที่บรรทัดบนสุด (จะมีเครื่องหมาย + สีเขียว)

2.การแก้ไขหรือแสดงรายการที่เลือก ให้เลือกรายการ แล้ว ดับเบิลคลิก หรือ กดปุ่ม Enter

3.การกระทำเพิ่มเติมอื่น ๆ เกี่ยวกับรายการที่เลือก ให้ คลิกขวา บนรายการ จะปรากฏ Popup Menu

 
คุณสามารถเลือกหลายรายการพร้อมกัน (Multi Selection) โดยการกดปุ่ม Shift หรือ Ctrl ค้างไว้ในขณะที่เลือก

ตารางข้อมูลลักษณะนี้โดยมากจะใช้กับแฟ้มข้อมูลหลัก อาทิ สินค้า ลูกค้า ผู้จำหน่าย พนักงาน สาขา ฯลฯ

ตารางแบบที่ 2
 

Figure 2 ตัวอย่างตารางข้อมูลแบบที่ 2
 

ตารางข้อมูลแบบที่ 2 มีวิธีการใช้งานดังนี้

จะมีปุ่มคำสั่งสำหรับการกระทำใด ๆ กับช้อมูล อาทิ การเพิ่ม แก้ไข ลบ
ตารางข้อมูลลักษณะนี้โดยมากจะใช้กับแฟ้มข้อมูสนับสนุน อาทิ กลุ่มสินค้า กลุ่มผู้จำหน่าย ฯลฯ

 
ตารางแบบที่ 3
 
ตารางในแบบที่ 3 เป็นแบบที่ให้ป้อนข้อมูลลงไปในตารางโดยตรง
การเพิ่มรายการจะต้องเลื่อนตัวชี้ไปที่บรรทัดล่างสุด แล้วป้อนข้อมูลเข้าไปที่ตารางโดยตรง  ดังภาพ
 

การแก้ไขข้อมูลในรายการสามารถทำได้ทันที
 

การลบรายการจะต้องออกจากโหมดการแก้ไขในเซลล์ข้อมูลเสียก่อน โดยการกดปุ่ม Esc ให้เป็นแถบสี่เหลี่ยมดังภาพ
จึงจะทำการลบได้ โดย กดปุ่ม Delete
 

Lookup Edit คือคอนโทรลสำหรับอินพุตข้อมูล จะปรากฏอยู่ในกิจกรรมต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบอินพุตฟอร์มหรือคอลัมน์ในตารางรายการ คอนโทรลตัวนี้จะช่วยให้เลือกข้อมูลจากรายการที่แสดงขึ้นมาให้เลือกได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
 

Figure 3 ตัวอย่างLookup Editในอินพุตฟอร์ม

มีวิธีการใช้งานดังนี้
 

1.ป้อนคำค้นหาที่เกี่ยวข้องเพียงบางส่วน โปรแกรมจะกรองรายการขึ้นมาให้เลือก คำที่ใช้ในการค้นหา สามารถใช้ค้นหาได้จากทุกคอลัมน์ที่ปรากฏในตาราง

2.หากไม่พบรายการข้อมูลที่ต้องการค้นหา และพบว่าข้อมูลนั้น ยังไม่เคยบันทึกลงในระบบ คุณสามารถสร้างข้อมูลนั้นได้ทันที
จากภาพตัวอย่าง หากต้องการสร้างผู้จำหน่ายขึ้นมาใหม่ คุณไม่ต้องเสียเวลาย้อนกลับไปสร้างที่เมนูผู้จำหน่าย คุณสามารถ คลิก ที่เครื่องหมาย + ด้านล่าง โปรแกรมจะเข้าเปิดหน้าต่างการเพิ่มผู้จำหน่ายให้คุณโดยอัตโนมัติ

3.หากข้อมูลที่สร้างเพิ่มใหม่นั้นไม่ปรากฏในรายการให้เลือก ให้คุณ คลิก ที่ icon refresh อีกครั้ง ข้อมูลนั้นจะแสดงขึ้นมา

DateRange Edit คือคอนโทรลปฏิทินสำหรับอินพุตข้อมูลช่วงวันที่ (วันที่เริ่มต้น/สิ้นสุด) จะปรากฏในตัวเลือกเงื่อนไขสำหรับออกรายงานต่าง ๆ
 

มีวิธีการใช้ดังนี้

1.คลิกซ้าย ที่วันที่เริ่มต้น และ คลิกขวา ที่วันที่สิ้นสุด จะปรากฏแถบสีแสดงช่วงวันที่เลือก

2.หรือ คลิก ที่แถบช็อตคัททางด้านขวา เพื่อเลือกวันที่ให้เองอัตโนมัติ หากตรงกับเงื่อนไขที่จะเลือก

การบันทึกที่อยู่ในระบบต่าง ๆ ทำได้โดยง่าย จากการดึงข้อมูลจากฐานรหัสไปรษณีย์ที่มีอยู่ก่อนแล้ว ทำให้การป้อนข้อมูลน้อยลง
 

 
มีวิธีการดังนี้

1.ให้ป้อนรหัสไปรษณีย์ก่อน โปรแกรมจะแสดงรายการ เขต/อำเภอ ตามรหัสไปรษณีย์ขึ้นมาให้เลือก

2.หลังจากเลือก เขต/อำเภอ จากรายการแล้ว โปรแกรมจะดึง เขต/อำเภอและจังหวัด มาใส่ให้อัตโนมัติ

3.จากนั้นคุณก็เพียงกรอกข้อมูลในส่วนที่เหลือ

 
การป้อนที่อยู่นั้น ในช่องแรกให้ป้อน เลขที่ ถนน ซอย ในช่องถัดมาให้ป้อน แขวง เขต หรือ ตำบล อำเภอ

 
พิมพ์ 10+5 กดปุ่ม Enter โปรแกรมจะแปลงเป็น 10.00% + 5.00%

การป้อนส่วนลด มีวิธีการดังนี้
 
ส่วนลด 10.00% พิมพ์ 10 กดปุ่ม Enter
ส่วนลด 10.00% + 5.00% พิมพ์ 10 + 5 กดปุ่ม Enter
ส่วนลด 50.00 บาท พิมพ์ 50.  กดปุ่ม (ห้าสิบจุด)
ส่วนลด 120.00 บาท พิมพ์ 120 กดปุ่ม  Enter ไม่ต้องมีจุด เพราะเกิน 100 โปรแกรมจะถือเป็นลดเงินสด

การค้นหารายการข้อมูล เช่น ข้อมูลรหัสสินค้า ลูกค้า พนักงาน ฯลฯ  จะใช้แถบค้นหาแบบเดียวกัน
คลิก ปุ่มค้นหา บนแถบเครื่องมือ เพื่อแสดง แถบค้นหา
 

Figure 4 แสดงแถบค้นหาในหน้าต่างลูกค้า

ค้นหาใน
เลือกคอลัมน์ที่ต้องการค้นหาจากคำค้นหา        

ค้นหา
ป้อนคำที่ต้องการค้นหา แล้วกดปุ่ม Enter หรือ คลิก ปุ่ม ค้นหาเดี๋ยวนี้

ค้นหาเดี๋ยวนี้
แสดงผลลัพธ์จากการค้นหา

ล้าง
ยกเลิกการค้นหา และฟื้นฟูรายการทั้งหมด

ตัวเลือก
กำหนดวิธีการค้นหา
 

แฟ้มข้อมูลหลักต่าง ๆ ในระบบ อาทิ รหัสสินค้า ลูกค้า ผู้จำหน่าย พนักงาน ฯลฯ ที่มีการนำไปใช้ในระบบแล้ว คุณไม่สามารถลบรหัสนั้นออกจากระบบได้ เนื่องจากระบบยังคงต้องใช้ข้อมูลนั้น ในการอ้างอิง เช่น การออกรายงานการขายตามสินค้าจะต้องแสดงรายการสินค้าที่ขาย หากระบบยอมให้ลบรหัสสินค้านั้นได้ ก็จะทำให้ยอดขายผิดเพี้ยนไป

แต่หากรหัสสินค้านั้นเป็นสินค้าที่จะไม่ใช้งานอีกแล้ว  คือไม่มีการซื้อการขายอีกต่อไป เลิกผลิต และคุณต้องการซ่อนสินค้านี้
 

ให้คุณเคลียร์เช็คที่หัวข้อ ใช้งาน ดังภาพ

หากคุณต้องการแสดงรายการที่กำหนดสถานะเป็น ไม่ใช้งาน ให้คุณไปที่ เมนู มุมมอง > มุมมองปัจจุบัน
หรือไปที่ เมนู มุมมองปัจจุบัน บนแถบมุมมองของรายการข้อมูลนั้น ๆ โปรแกรมจะแสดงผลลัพธ์ตามมุมมองที่คุณเลือก
 

จากตัวอย่างเกี่ยวกับเรื่องการกำหนดสถานะการใช้งานนี้ คุณสามารถนำไปใช้ได้กับทุกแฟ้มข้อมูลหลัก อาทิ สินค้า พนักงาน ลูกค้า ผู้จำหน่าย สาขา ฯลฯ

ในการอินพุตข้อมูลต่าง ๆ คุณสามารถ กดปุ่ม Enter เพื่อย้ายโฟกัสไปยังคอนโทรลถัดไป ดังภาพ
 

Figure 5 แสดงการย้ายคอนโทรล ด้วยการกดปุ่ม Enter